Poriadok musí byť. Zvlášť ak hovoríme
o pohľadávkach
Zhrnutie projektu
Už viac ako 30 rokov patrí SOFTIP medzi najvýznamnejších poskytovateľov IT produktov a služieb na Slovensku. Okrem samotných podnikových informačných systémov navrhuje a dodáva aj technologickú infraštruktúru, implementuje produkty a riešenia na mieru, poskytuje komplexné IT služby a poradenstvo a to všetko tisíckam firiem nielen na Slovensku ale aj v zahraničí. Zavedením prehľadného reportingu pohľadávok získal SOFTIP poriadok v evidencii neuhradených faktúr, dosiahol odbúranie ručnej prácnosti v Exceli čím ušetril množstvo času.
Výzvy a požiadavky
Pri vymáhaní pohľadávok si pracovníčky viedli evidenciu svojich aktivít (s kým telefonovali, na čom sa dohodli...), aby následne každý týždeň vytvorili hlásenie o aktuálnom stave neuhradených pohľadávok pre manažérov a obchodníkov. Túto evidenciu aktivít viedli v excelovskom súbore, ktorý bolo potrebné každý deň aktualizovať z dôvodu odstránenia tých faktúr zo zoznamu, kde už bola najnovšie zaúčtovaná platba za predchádzajúci deň. Pri počte vystavených faktúr a platieb k nim to bolo každý deň časovo náročné. Zároveň sa celý súbor aktualizoval aj na týždennej báze z dôvodu doplnenia nových vystavených faktúr za predošlé obdobie. Bolo potrebné si prepísať predchádzajúce poznámky do nového excelovského zošita, aby ostala zachovaná história zmien.
Za týchto podmienok bolo viac než nevyhnutné vytvoriť aplikáciu, ktorá by bola napojená na údaje saldokonta a ktorá by umožnila zapisovať poznámky / aktivity týkajúce sa vymáhania pohľadávky priamo ku konkrétnej faktúre.
Výsledky a prínosy
Využívaním aplikácie PowerApps získali ekonómky prehľadný reporting pohľadávok pre manažérov a obchodníkov, ktorí si môžu kedykoľvek sami pozrieť stav vymáhania pohľadávky a zoznam aktivít, ktoré sa v súvislosti s vymáhaním vykonali. Nová PowerApps umožňuje:
• zobraziť zoznam všetkých vystavených faktúr v saldokonte,
• zapisovať k jednotlivým faktúram aktivity/poznámky (napr. či k faktúre je splátkový kalendár),
• zobraziť históriu poznámok/aktivít týkajúcich sa vymáhania danej pohľadávky,
• informácie o upomienkach k faktúre.
Odbúranie časovo náročnej práce v excelovskej tabuľke
Denne aktualizované vystavené faktúry a platby za predchádzajúci deň
Prehľad dôležitých poznámok k vystaveným a neuhradeným faktúram má každý s prístupom do PowerApps
Okrem ekonómok, ktoré nasadením aplikácie získali funkčný nástroj pre sledovanie pohľadávok a prácu s nimi, je PowerApps súčasne užitočným pomocníkom pre manažérov a obchodníkov. Vďaka nej dnes majú prehľadné a štruktúrované informácie o súčasných aktivitách týkajúcich sa vymáhania pohľadávok:
• informácie o aktuálnom stave pohľadávok v prehľadnej grafickej podobe,
• prehľad nielen o aktuálnom stave pohľadávok ale aj ich vekovú štruktúru,
• zobrazenie poslednej aktivity súvisiacej s vymáhaním pohľadávok ku konkrétnej faktúre,
• históriu aktivít vzťahujúcich sa ku konkrétnej faktúre.
Obchod a služby
SOFTIP MIS
"Pre firmu, ako je naša, je PowerApps len prínosom. Nakoľko máme veľký počet vystavených faktúr a platieb počas roka, práca s excelovskou tabuľkou nám zaberala veľa času, ktorý teraz môžeme venovať kontaktovaniu zákazníka, prípadne inej činnosti s pohľadávkami."
Monika Sliacka
SOFTIP, a.s.
ekonóm
Použité produkty a technológie
SOFTIP MIS
Biznis je o správnych rozhodnutiach v správnej chvíli. Komplexné informácie pre manažérske plánovanie a rozhodovanie Vám poskytne manažérsky informačný systém kategórie BI.
Konsolidácia údajov
Dáta v zrozumiteľnej forme
Dashboardy
Dohodnite si konzultáciu k Business Intelligence
*všetky polia označené hviezdičkou sú povinné
