„Pôvodné riešenie malo niekoľko nedostatkov. Predovšetkým nejednotná údajová základňa neposkytovala konzistentné prehľady v reálnom čase. Obchodní manažéri v zahraničí nedisponovali online informáciami o stave obchodných príležitostí, o dostupnosti zásob materiálov pri zabezpečovaní obchodných príležitostí, o stave pohľadávok a obratov svojich klientov. V neposlednom rade ručný spôsob nahadzovania obchodných objednávok do produkčného systému generoval chyby a bol veľmi neefektívny,“ vysvetľuje dôvody vedúce k zmene používaného informačného systému Ing. Dušan Homola, produktový manažér IS SOFTIP PROFIT PLUS.

Cieľom bolo dodať výrobnej spoločnosti informačný systém, ktorý bude pre sieť obchodných manažérov pôsobiacich v zahraničí poskytovať moderné riešenie dostupné 24 hodín denne cez web. Ďalšou podmienkou bola podpora nástrojov pre efektívne získavanie obchodných príležitostí a ich pretavenie do záväzných obchodných prípadov na ďalšie spracovanie v produkčnom systéme. Zároveň bolo potrebné prepojiť obidva systémy v oblasti odberateľských objednávok a základných dát.

ÚPRAVY NA MIERU
Riešenie bolo postavené na prepojení existujúceho podnikového informačného systému SOFTIP PROFIT PLUS s Microsoft Dynamics CRM. K štandardnej funkcionalite CRM systému SOFTIP navyše na mieru vytvoril nové evidencie, vzťahy a väzby až po úroveň jednotlivých položiek. Špeciálnymi úpravami prešla aj evidencia produktového portfólia. Generátor produktu umožňuje používateľovi vytváranie nových záznamov produktov s využitím väzieb na množstvo vlastných číselníkov. Produkty je možné priraďovať k cenníkom a tie naviazať na konkrétnych zákazníkov. Rozsiahlou úpravou prešla evidencia ponúk ako aj z nich vytváraných objednávok, pričom sa využívajú používateľmi zažité názvy a pojmy. Všetky obrazovky majú údaje ergonomicky rozmiestnené tak, aby práca s aplikáciou bola komfortná. Výrazne ju uľahčuje aj automatické vytvorenie e-mailu s adresátom, predmetom a telom správy a s prílohou PDF verzie príslušnej ponuky alebo objednávky. Jedným klikom môže používateľ pripravený e-mail odoslať.

ONLINE INFORMÁCIE O KLIENTOVI
Špeciálna pozornosť bola venovaná prepojeniu s ERP systémom SOFTIP PROFIT PLUS. Synchronizované boli všetky potrebné číselníky, evidencie zákazníkov, odberných miest a samozrejme zabezpečený prenos údajov objednávky. Prednosťou riešenia sú teraz on-line pohľady do SOFTIP PROFIT PLUS. Používateľ tak má pri pohľade na záznam o klientovi údaj o jeho obratoch, salde, vystavených objednávkach, údajoch v obchodnom registri, marketingových aktivitách. Súčasťou dodávky bola skupina reportov, ktoré sprehľadňujú počty a hodnoty ponúk aj objednávok, ako aj v nich zaevidovaných produktov. Tieto údaje sú agregované v pohľadoch podľa objednávok, zákazníkov, obchodníkov a slúžia pre potreby manažérov, obchodníkov a administratívnych pracovníkov.

ODBÚRANIE CHYBOVOSTI A DUPLICITY DÁT
„Nové riešenie prinieslo zmeny aj na strane produkčného ERP systému. Hlavnou požiadavkou bolo odstránenie ručného zadávania odberateľských objednávok. Tento neefektívny proces bol zároveň potenciálnym zdrojom chýb, spôsobených ľudským faktorom,“ upozorňuje Dušan Homola zo spoločnosti SOFTIP. Zrealizovali sme nové rozhranie, ktoré zabezpečuje import schválených odberateľských objednávok z CRM. Systém automaticky vyhodnocuje existenciu zákazníka a výrobku v produkčnom systéme. V prípade nových položiek sa vykoná automaticky import údajov nového zákazníka alebo výrobku. Objednávky sú následne zdrojom pre prípravu vyskladnenia materiálov do výrobného procesu a pre obchodné spracovanie v procese dodania hotového výrobku. Výsledkom je až 80% úspora času pri spracovaní objednávok od obchodných manažérov v zahraničí do výroby.

V rámci riešenia boli optimalizované i skladové procesy. Pre zefektívnenie činnosti spojenej s pohybom materiálových zásob bol nasadený systém mobilného skladníka s využitím identifikácie materiálu čiarovým kódom a sledovaním materiálových zásob podľa dodávateľa.

Produkčný ERP systém zároveň poskytuje aj rozhranie pre výmenu obchodných dokladov v elektronickej forme, tzv. EDI komunikáciu.

SOFTIPu sa úspešne podarilo nasadiť komplexný systém, ktorý manažmentu zákazníka otvoril dvere k multijazyčnému, používateľsky jednoduchému, veľmi efektívnemu a presnému riadeniu obchodného procesu, s cieľom dodať pre produkčný systém efektívne podklady pre zabezpečenie výroby a expedície dodávok jasne definovanému okruhu obchodných partnerov.


Viac informácií o Microsoft Dynamics CRM
Viac informácií o SOFTIP PROFIT PLUS