SOFTIP sa rozhodol využiť svoje bohaté skúsenosti v tejto oblasti a vytvoril webovú aplikáciu pre interných audítorov známu pod názvom SOFTIP AUDIT. Tá umožňuje jednoduché a prehľadné plánovanie a schvaľovanie Programu auditov, ako aj ich evidovanie a spracovanie na základe Plánov auditov.

„Už v 2004 sme zaviedli ISO 9001:2000, ktoré sme neskôr rozšírili aj o ďalšie normy. Aktuálne máme päť certifikátov a plánujeme ich ďalej rozširovať. S tým všetkým je samozrejme spojené aj pravidelné auditovanie, a tak bol vznik špeciálnej aplikácie pre túto oblasť vlastne logickým krokom. Každý, kto musí podobnými procesmi prejsť, vie, že ide o administratívne, ale i časovo náročné činnosti. Som rád, že my sme ich vďaka internému nasadeniu aplikácie SOFTIP AUDIT v nemalej miere zautomatizovali,“ vysvetľuje Martin Vlčko, finančný riaditeľ a člen predstavenstva spoločnosti SOFTIP, ktorý je zároveň  jej zmocnencom pre Integrovaný manažérsky systém.

Pomoc zamestnancom aj manažmentu

V mnohých organizáciách stále slúžia ako hlavné nástroje na spracovávanie dát a prípravu výstupov z nich, klasické textové či tabuľkové editory. V konečnom dôsledku sa tak podniky nepripravujú len o mnoho času (a tým aj financií), ale takto vykonávané audity pre ne znamenajú skôr otravnú povinnosť ako spôsob získavania nezávislej spätnej väzby o fungovaní jednotlivých procesov.

„Kľúčové preto bolo spojiť dva rozmery. Na jednej strane pripraviť komfortný nástroj pre zamestnancov, ktorí sa na auditovaní podieľajú. Na strane druhej vytvoriť efektívny a spoľahlivý zdroj dát pre manažment, ktorý na základe zistených faktov musí prijať správne rozhodnutie,“ hovorí Sulamit Vazagová, koordinátor Integrovaného manažérskeho systému v SOFTIPe.  

Sulamit Vazagová, SOFTIP

SOFTIP AUDIT preto umožňuje prejsť celým procesom výkonu interného auditu rýchlo, ľahko a bez zbytočnej administratívy. V praxi sa jeho prínos dá rozdeliť do troch fáz.

Detailná príprava

V prvej, prípravnej, uľahčuje vytváranie, schvaľovanie a uzatváranie Programu auditov na príslušný kalendárny rok, ktorý sa dá priebežne dopĺňať a aktualizovať. Pre urýchlenie jeho spracovania umožňuje načítanie údajov z organizačnej štruktúry a číselníkov.

Do prípravnej fázy spadá aj vytváranie jednotlivých Plánov auditov, do ktorých je možné okrem základných dát prevzatých z Programu dopĺňať aj upresňujúce údaje ako Cieľ auditu, Kritériá auditu, Referenčná dokumentácia atď. K dispozícii je aj možnosť načítania negatívnych zistení z prechádzajúcich auditov, ktorých odstránenie je potrebné preveriť, ako aj možnosť preddefinovania auditovaných oblastí (výberom z číselníka), ktorých preverenie je cieľom auditu (prvky ISO noriem, požiadavky nariadenia GDPR a pod.). Z vyplneného Plánu auditu aplikácia umožňuje vygenerovať Príkaz na audit a zaslať ho e-mailom zodpovedným osobám.

Výkon auditu? Bez problémov

Interní audítori následne môžu pristúpiť k druhej fáze, a to samotnému auditovaniu. V nej im SOFTIP AUDIT umožňuje pridať ku každej preddefinovanej oblasti poznámky a pripojiť rôzne typy dokumentov. Samozrejme operatívne dokážu dopĺňať nové auditované oblasti či pomocou mobilnej aplikácie previesť zvukový záznam reči do textovej formy a odoslať ho spolu s fotodokumentáciou pre ďalšie spracovanie v office aplikácii. V prípade potreby môžu z aplikácie odosielať operatívne úlohy s definovaním zodpovednej osoby a termínu.

Autori SOFTIP AUDIT zautomatizovali aj hodnotenie zhody – sprístupnili ho ku každej sledovanej oblasti, pričom zároveň sa dajú do Evidencie podnetov priamo zapisovať aj identifikované negatívne zistenia. Na záver je k dispozícii i generovanie tlačových výstupov podľa preddefinovaných šablón (Program auditov, Zoznam interných audítorov, Správa z auditu, ...)

Nezabudnete na žiadny podnet

Tretia fáza priamo nadväzuje na podnety (zistenia), ktoré vyplynuli z auditovania.  Aplikácia pomocou modulu Podnety a NO/PO poskytuje ich jednoduché a prehľadné evidovanie, spracovanie a sledovanie. K dispozícii je možnosť priameho zápisu podnetu z modulu Interné audity alebo zaevidovanie podnetu pochádzajúceho z iných zdrojov (napríklad externé audity, zamestnanci, zákazníci). Celý životný cyklus od evidencie až po uzavretie podnetu je transparentne sledovaný, pričom zodpovedným osobám sa automaticky posielajú e-mailové notifikácie s prepojením na priamy zápis evidovaných skutočností.

„Snažili sme sa vytvoriť komplexné riešenie, ktoré bude prínosom počas všetkých fáz interného auditu a nápravnej a preventívnej činnosti. Za 24 mesiacov od jeho nasadenia sme sa v SOFTIPe na vlastnej koži presvedčili, že nielen uľahčuje a zrýchľuje celý proces, ale má aj pozitívny psychologický efekt. Ročne sa u nás vykoná takmer 20 plánovaných a niekoľko mimoriadnych interných auditov. Po zavedení SOFTIP AUDIT sú oveľa menším strašiakom ako kedysi. Samozrejme neustále pracujeme na ďalšom vývoji aplikácie, s čím nám okrem vlastných a zákazníckych podnetov významne pomáhajú aj experti z TÜV SÜD Slovakia,“ uzatvára Sulamit Vazagová.

Viac informácií nájdete na stránke www.softip.sk/audit