7 spôsobov
ako cloud mení
prácu v HR

Na ako dlhý čas si viete predstaviť, že by ste nemali prístup do HR systému? Jeden deň? Hodinu? Či 10 minút? Podľa Murphyho zákonov nastane výpadok práve v tej chvíli, keď potrebujete rýchlo spracovať mzdy pre zamestnancov. Aby ste sa vyhli akýmkoľvek komplikáciám, je ideálne, ak sú systémy funkčné a je zabezpečená okamžitá podpora.

V prípade, že si softvér prenajímate ako službu, musí jej poskytovateľ garantovať, že ju môžete využívať 24/7. Odpadajú vám tak starosti nielen o technickú stránku systémov, ale napríklad aj o protipožiarne zabezpečenie, záložné zdroje, ale aj o aktualizácie bezpečnostných záplat či ochrany proti útokom hackerov. Platí, že aj tieto funkcie dokáže seriózny a spoľahlivý poskytovateľ cloudových služieb často udržiavať na lepšej úrovni, ako by ste to dokázali vo vlastnej réžii.

Napríklad Microsoft Azure garantuje 99,997-percentnú dostupnosť služieb, vďaka čomu sú všetky kľúčové aplikácie vždy k dispozícii. Rovnako zabezpečuje aj imunitu vašich aplikácií voči vírusom a hackerom.

Cloud je v podstate „zlepšovák“, ako bez veľkých jednorazových vstupných nákladov získať prístup k vyspelým HR aplikáciám, ktoré pre svoju prácu potrebujete. Softvér je v tomto prípade (vrátane databáz) nainštalovaný na serveroch poskytovateľa a vy sa k nemu pripájate cez internet. Nemusíte investovať do výkonného servera ani starostlivosti oň, pretože toto zariadenie vám prenajíma rovnako, ako samotný softvér.

Ak sa pýtate, v čom je to iné, tak bežný používateľ vlastne nevidí žiadny rozdiel ani vo funkčnosti ani vo vzhľade. Všetko vyzerá tak, akoby bol program nainštalovaný priamo v jeho počítači.

Z pohľadu firmy sú však rozdiely naozaj dramatické – a to v dobrom zmysle slova. Ak sa na to pozrieme len z pohľadu finančného manažéra, dajú sa zhrnúť do troch bodov: predvídateľné náklady – vopred viete, koľko vás to bude v budúcnosti stáť, menšie prvotné investície na získanie softvéru, jeho modernizáciu a údržbu a žiadne dodatočné investície do hardvéru (ako je napríklad serverová infraštruktúra).

Jediné, čo naozaj musíte mať, je internet. Ak ste pripojení, neexistuje miesto, kde by ste ako HR manažér či personalista nemohli pracovať s dátami, informáciami a nástrojmi, ktoré aktuálne potrebujete na splnenie svojej úlohy. To je obrovská výhoda cloudových služieb v porovnaní s on-premise softvérom. Pretože dnes už má smartfón naozaj každý z nás a aj toto zariadenie postačuje na to, aby ste napríklad večer pri sledovaní svojho obľúbeného seriálu v televízii mohli okamžite zareagovať na náhly dopyt či požiadavku.

Áno, mnohí by sme privítali, ak by sme neboli okamžite dosiahnuteľní kdekoľvek, kde máme k dispozícii počítač, tablet či mobil s pripojením na internet. Ale to už nie je chyba cloudu. Mať celú agendu pri vždy sebe a vyhnúť sa tak problémom, keď potrebujete niečo rýchlo schváliť, pozrieť alebo skontrolovať, je často na nezaplatenie.

Len málo ľudí by potešilo, ak by sa ich mzdové ohodnotenie stalo verejným tajomstvom. Podobné zlyhanie ochrany nielen tejto citlivej informácie je po nasadení cloudu výrazne limitované. A tak nehrozí, že napríklad IT oddelenie vašej firmy bude mať prístup k takýmto dátam (čo stále je v mnohých organizáciách bežné).

Platí však aj opačné pravidlo - cloud sprístupňuje vybrané údaje, ktoré boli v minulosti uzamknuté v HR kanceláriách a dostupné len personalistom, aj ostatným pracovníkom firmy. A tí k nim majú okamžitý prístup na základe presne definovaných práv. V praxi to znamená, že napríklad zamestnanci môžu aktualizovať svoje osobné údaje na diaľku – ak zmenia adresu trvalého bydliska, zdravotnú poisťovňu, číslo účtu a pod., zistiť, aký majú zostatok dovolenky, na ktoré benefity majú nárok, zorientovať sa v organizačnej štruktúre spoločnosti či požiadať o vzdelávaciu aktivitu, dovolenku,...

To všetko vedia urobiť úplne jednoducho priamo v systéme, nepotrebujú „audienciu“ na personálnom oddelení. Samozrejme manažéri majú okrem toho k dispozícii rôzne rozšírené prehľady a ďalšie informácie o svojich podriadených.

Už z prechádzajúceho bodu vyplýva ďalší benefit využitia HR riešení v cloude – je ním minimalizácia papierovej agendy. Všetko je digitalizované, bezpečne uložené a centralizované, takže personalisti v záznamoch môžu jednoducho vyhľadávať a nájsť požadované informácie doslova za sekundu. To šetrí papier aj čas.

Dobrým príkladom je obyčajná žiadosť o vzdelávaciu aktivitu. V SOFTIPe si kedysi zamestnanci museli dohľadať šablónu vo worde, ktorú následne vyplnili, vytlačili, podpísali a predložili na schválenie nadriadenému. Dnes im na to stačí pár klikov v SOFTIP HAPPY HR.

To určite ocenia hlavne spoločnosti s viacerými pobočkami alebo pracoviskami, kde je obeh papierových lístkov veľmi komplikovaný a zdĺhavý a e-mailová komunikácia neprehľadná.

Cloudové riešenia pre personalistov zlepšujú aj jeden nezanedbateľný parameter dôležitý pre správne fungovanie akejkoľvek firmy. Je ním spokojnosť zamestnancov. Dnes už je pre väčšinu z nás prirodzené fungovať on-line a tak oceníme, ak rovnaký komfort ako pri nakupovaní v eshope dostaneme aj pri využívaní firemných aplikácií. Aj preto už nechceme papierové dovolenkové lístky, odmietame behať na personálne s každou jednou zmenou osobných údajov či vyvolávať vedúcemu, keď potrebujeme vedieť, koľko nám zostáva dovolenkových dní.

Obzvlášť vypuklé je to v prípade mileniálov a po nich nastupujúcich generácií. HR softvér v cloude im dáva samostatnosť a nezávislosť. To, čo potrebujú, si vedia nájsť a vybaviť kedykoľvek a s útvarom ľudských zdrojov budú riešiť naozaj len kritické a závažné veci. Navyše získajú veľmi dôležitý pocit, že pracujú vo firme, ktorá je moderná a uľahčuje im život. To je veľmi dôležité reputačné hodnotenie nielen v dobe, kedy je na trhu nedostatok voľných pracovných síl.