Elektronické podpisovanie dodatkov k pracovným zmluvám nám ušetrilo čas aj peniaze

Výzvy a požiadavky

Pri takom vysokom počte zamestnancov, navyše dislokovaných v rôznych regiónoch Slovenska, čelila spoločnosť výzve, ako zásadne zmeniť proces podpisovania pracovných zmlúv, zmien či dodatkov. Existujúci proces bol totiž časovo a logisticky veľmi náročný. V mnohých momentoch išlo o nárazovú realizáciu, ktorá spôsobovala preťaženie tímu.

Ako reálne riešenie sa ukázala elektronizácia procesu podpisovania dodatkov k pracovným zmluvám a vznik elektronického archívu. V prvej fáze projektu sa Dr.Max zameral na podpis všetkých druhov dodatkov k pracovným zmluvám (napr. zmena úväzkov, zmena mzdy, zmena variabilnej zložky mzdy) a rôzne kombinácie všetkých druhov dodatkov. Dr. Max aj v súčasnosti analyzuje ďalšie možnosti na využívanie elektronického podpisovania v pracovnoprávnej oblasti aj s ohľadom na platnú legislatívu. Kľúčovou požiadavkou bola jednoduchosť podpisovania a právna istota, ktorú potvrdila právna analýza. Riešením bola implementácia DocuSignBridge v cloud prostredí MS AZURE – Kubernetes, ktorá umožnila komunikáciu s personálnym systémom SOFTIP HR PLUS umiestneným v lokálnej sieti zákazníka.

Cieľom bolo odbremeniť HR oddelenie, zvýšiť rýchlosť a efektivitu jeho práce, eliminovať množstvo papierovej dokumentácie. Významným benefitom bola úspora času bez potreby cestovania zamestnancov za podpisom dokumentu a úspora nákladov (poštovných a materiálových), zvýšenie bezpečnosti pri zasielaní pracovno-právnych dokumentov poštou. Riešenie si vyžadovalo:

- nastaviť postup (workflow) a metodiku ich podpisovania,
- pripraviť podklad pre vytvorenie obálky v DocuSign,
- naštartovať prenos dokumentov a informácií o priebehu podpisovania medzi SOFTIP HR PLUS a DocuSign.

Projekt prebiehal paralelne v dvoch tímoch, ktoré realizovali práce na SOFTIP HR PLUS a na vývoji novej aplikácie DocuSign Bridge. Zákazníkom bol impementovaný definovaný pracovný postup podpisovania - počet a poradie signatárov, ukončenie procesu podľa možností, ktoré poskytuje DocuSign. Vytvorilo sa prepojenie s personálnym systémom SOFTIP HR PLUS, ktorý je na štarte dokumentu, vystupuje v pozícii IS produkujúceho dokumenty na podpis a aj v cieli, končia v ňom podpísané dokumenty. V rámci SOFTIP HR PLUS boli implementované nové služby pre definovanie údajov signatárov a pre definovanie úložiska podpísaného dokumentu, potrebných v procese podpisovania.

Výsledky a prínosy

Zjednodušenie a zrýchlenie podpisovania pracovno-právnych dokumentov spoločnosti prinieslo významnú úsporu času a zníženie nákladov. Elektronické podpisovanie vie zákazník spustiť priamo cez aplikáciu SOFTIP HR PLUS. Nie je nutné prihlasovať sa do iných aplikácií. Stačí, keď personálny systém SOFTIP HR PLUS tieto dokumenty pripraví pre DocuSignBridge.

DocuSignBridge vie reagovať na definované udalosti v procese podpisovania. Ponúka notifikácie prostredníctvom emailových správ a ukladanie podpísaných dokumentov všetkými signatármi na špecifické definované umiestnenie. Takýmto spôsobom zákazník získa aj elektronický archív podpísaných dokumentov.

Nasadené riešenie je vhodné pre záujemcov o elektronické podpisovanie pracovno-právnych dokumentov, ktoré môžu pochádzať nielen z personálneho systému SOFTIP HR PLUS ale aj z iných IS. Zdokonalený elektronický podpis, ktorý štandardne poskytuje DocuSign, umožnil dosiahnuť požadovanú úroveň bezpečnosti, právnej záväznosti a užívateľskej jednoduchosti. Navyše sú elektronické dokumenty ľahko archivovateľné a dohľadateľné, čo výrazne uľahčuje ich správu.

Architektúra riešenia je otvorená pre jeho rozšírenie o nové IS generujúce dokumenty na podpis vrátane pracovného postupu podpisovania a spracovania podpísaných dokumentov.